Datenschutz­erklärung für die Apps

Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die Android-Apps xCloud Mail, xCloud Chat, xCloud Meet und xCloud Files verarbeiten. Die Apps sind Zugänge zu einer xCloud-Mail-Installation, die für deine Organisation betrieben wird, etwa deinen Arbeitgeber oder deinen Verein. Ohne einen Zugang deiner Organisation lassen sich die Apps nicht nutzen.

Anbieter und Verantwortliche

Anbieter der Apps ist die

Die Datenschutzbeauftragte der x-ion GmbH erreichst du unter datenschutz@x-ion.de.

Für die Daten in der Installation deiner Organisation – dein Konto, deine E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Dateien, Chats und Videokonferenzen – ist deine Organisation verantwortlich. Die x-ion GmbH betreibt die Installationen, den Weckdienst für Benachrichtigungen und die zentrale Plattform im Auftrag des Unternehmens, für das du handelst. Wende dich mit Fragen zu diesen Daten zuerst an die Administration deiner Organisation.

Was die Apps verarbeiten

Anmeldung

Du meldest dich mit deiner E-Mail-Adresse, deinem Passwort und einem zweiten Faktor an, oder du koppelst die App über einen QR-Code aus der Web-Oberfläche. Die Zugangsdaten gehen ausschließlich an die Installation deiner Organisation.

Damit die App diese Installation findet, fragt sie bei der Anmeldung per E-Mail-Adresse einmal bei platform.mail.xcloud.eu nach. Übertragen wird dabei nur der Domainteil deiner Adresse (zum Beispiel beispiel.de), nicht die Adresse selbst. Gibt deine Organisation die Installation über eine Geräteverwaltung vor, entfällt diese Abfrage.

Den QR-Code liest der Code-Scanner der Google-Play-Dienste. Das Kamerabild wird dabei auf deinem Gerät verarbeitet.

Inhalte

E-Mails mit Anhängen, Termine, Kontakte, Aufgaben, Dateien, Chatnachrichten, Sprachnachrichten sowie Ton und Bild in Videokonferenzen tauscht die App nur mit der Installation deiner Organisation aus, immer über eine verschlüsselte Verbindung (TLS). Inhalte gehen weiter, wenn du es selbst veranlasst, etwa beim Versand einer E-Mail an Empfänger außerhalb deiner Organisation, oder wenn deine Organisation eine Zusammenarbeit mit einer Partner-Organisation ausdrücklich freigegeben hat.

Diktieren und Sprachnachrichten

Wenn du eine E-Mail oder einen Problembericht diktierst, nimmt die App deine Sprache nur so lange auf, bis du die Aufnahme beendest. Die Aufnahme geht über die Installation deiner Organisation an den Transkriptionsdienst der Plattform. Sie wird ausschließlich dafür verwendet, sie in Text umzuwandeln, und sofort danach gelöscht; weder die Aufnahme noch der erkannte Text werden gespeichert. Festgehalten wird nur, wann und wie viele Sekunden diktiert wurden, damit deine Organisation den Umfang sieht. Ob diktiert werden kann, entscheidet deine Organisation.

Schickst du in xCloud Chat eine Sprachnachricht, wandelt derselbe Dienst sie auf dieselbe Weise in Text um, damit die Empfänger sie auch lesen können; auch dabei speichert der Dienst nichts. Die Sprachnachricht und ihr Text werden wie andere Chatnachrichten bei der Installation deiner Organisation gespeichert. Die Plattform erhält von jeder Installation nur monatliche Summen, etwa wie viele Minuten umgewandelt wurden, ohne Personen und ohne Inhalte.

Benachrichtigungen

Über neue E-Mails, Nachrichten und Anrufe informiert dich die App über den Weckdienst xCloud CM (cm.xcloud.eu), den die x-ion GmbH selbst betreibt. Dazu registriert die App eine zufällig erzeugte Installationskennung. Die Weckrufe enthalten keine Inhalte, also weder Absender noch Betreff noch Termintitel; die App holt die Inhalte danach selbst bei der Installation deiner Organisation ab. Damit Benachrichtigungen ohne Google-Dienste zuverlässig ankommen, hält die App eine Verbindung zum Weckdienst offen. Dabei verarbeitet der Weckdienst die IP-Adresse deines Geräts. Google-Push (Firebase Cloud Messaging) wird nicht verwendet.

Auf deinem Gerät

Zugangsdaten und der lokale Zwischenspeicher sind mit Schlüsseln aus dem Android-Keystore verschlüsselt. Eine App-Sperre mit der Gerätesicherung (PIN, Fingerabdruck oder Gesicht) und ein Schutz vor Bildschirmfotos lassen sich einschalten oder werden von deiner Organisation vorgegeben. Fingerabdruck und Gesicht prüft dein Gerät; die App erhält nur das Ergebnis. Entfernst du ein Konto in der App oder deinstallierst du sie, werden die zugehörigen Daten auf dem Gerät gelöscht.

xCloud Files legt Dateien, die du öffnest, versendest oder hochlädst, vorübergehend im Speicher der App ab: geöffnete Dateien höchstens eine Woche, hochzuladende bis zum Ende des Uploads. Über die Dateiauswahl von Android erreichen andere Apps nur die Dateien, die du dort selbst auswählst oder speicherst, und nur, solange xCloud Files entsperrt ist.

Berechtigungen

• Kontakte und Kalender (xCloud Mail): nur wenn du den Abgleich mit dem Telefon einschaltest. Dann überträgt die App die Kontakte und Termine deiner Organisation in das Adressbuch und den Kalender des Geräts und dort vorgenommene Änderungen zurück.
• Mikrofon: in xCloud Chat und xCloud Meet für Sprachnachrichten und Videokonferenzen, in allen Apps zum Diktieren von E-Mails und Problemberichten; nur während du aufnimmst, diktierst oder an einer Konferenz teilnimmst.
• Kamera (xCloud Meet): für dein Bild in einer Videokonferenz, nur während du teilnimmst und die Kamera eingeschaltet hast.
• Benachrichtigungen, Dienst im Vordergrund und Ausnahme von der Akku-Optimierung: damit die Verbindung zum Weckdienst bestehen bleibt und Benachrichtigungen ankommen. xCloud Files nutzt den Weckdienst nicht; es zeigt mit einer Benachrichtigung und einem Dienst im Vordergrund nur, wie weit ein langer Upload ist.

Standort, SMS, Anruflisten und die Werbe-ID nutzen die Apps nicht.

Problem- und Absturzberichte

Einen Problembericht schickst du selbst aus der App ab. Er enthält deine Beschreibung, technische Angaben (App-Version, Gerätemodell, Android-Version, Installationsquelle) und ein Diagnoseprotokoll. Ein Bildschirmfoto ist optional; du siehst es vor dem Senden und kannst es abwählen. Daten aus E-Mails gehen nur mit, wenn du sie ausdrücklich freigibst. Stürzt eine App ab, fragt sie beim nächsten Start, ob sie den Bericht senden darf; ohne deine Zustimmung geht nichts heraus.

Berichte gehen an die Installation deiner Organisation und, soweit deine Organisation das zulässt, an den Support der x-ion GmbH. Jeder Zugriff des Supports wird protokolliert. Berichte werden 60 Tage nach dem Eingang gelöscht.

Technische Protokolle

Wenn die App die Dienste der x-ion GmbH erreicht (Abfrage der Installation, Weckdienst), verarbeiten deren Server technisch notwendige Angaben wie IP-Adresse und Zeitpunkt. Sie dienen nur dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Keine Werbung, kein Tracking

Die Apps enthalten keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung verwendet.

Empfänger

• x-ion GmbH: Betrieb der Installationen, des Weckdienstes und der zentralen Plattform in eigenen Rechenzentren.
• Google: Die Apps werden über Google Play verteilt. Für den QR-Code nutzt die App den Code-Scanner der Google-Play-Dienste auf dem Gerät; Google kann dabei nach eigenen Bedingungen Nutzungs- und Diagnosedaten erheben (Datenschutzerklärung von Google).
• Partner-Organisationen: nur in dem Umfang, den deine Organisation freigegeben hat.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung in der Installation richtet sich nach dem Verhältnis zwischen dir und deiner Organisation, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder die Vorschriften zum Beschäftigungsverhältnis. Die Abfrage der Installation, der Weckdienst und die technischen Protokolle beruhen auf dem berechtigten Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Problem- und Absturzberichte sowie der Abgleich mit Kontakten und Kalender des Geräts beruhen auf deiner Entscheidung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit für die Zukunft widerrufen kannst.

Speicherdauer

• Daten auf dem Gerät: bis du das Konto in der App entfernst oder die App deinstallierst.
• Daten in der Installation: nach den Regeln deiner Organisation; scheidest du aus, werden sie nach der von ihr festgelegten Frist gelöscht.
• Problem- und Absturzberichte: 60 Tage.
• Registrierung beim Weckdienst: solange die App für Benachrichtigungen angemeldet ist.

Löschung deiner Daten

1. Auf dem Gerät: Melde das Konto in der App ab („Abmelden“ in xCloud Mail, „Dieses Konto abmelden“ in xCloud Chat, xCloud Meet und xCloud Files) oder deinstalliere die App. Damit sind die Daten der App auf dem Gerät gelöscht; beim Abmelden meldet die App das Gerät außerdem beim Weckdienst ab. Deine Daten in der Installation deiner Organisation bleiben dabei bestehen.
2. In der Installation deiner Organisation: Diese Daten löscht nur deine Organisation. Wende dich an ihre Administration; scheidest du aus, löscht die Installation deine Daten nach der von deiner Organisation festgelegten Aufbewahrungsfrist.
3. Über die x-ion GmbH: Schreib an datenschutz@x-ion.de und nenne die E-Mail-Adresse deines Kontos. Wir leiten deine Anfrage an deine Organisation weiter, die als Verantwortliche entscheidet, und führen die Löschung im Auftrag des Unternehmens, für das du handelst, aus.

Löscht deine Organisation dein Konto, werden dein Konto, deine Termine, Kontakte, Aufgaben, Dateien, dein Profilbild und deine eigenen Meet-Hintergründe gelöscht. Ob dein Postfach gelöscht oder von einer verantwortlichen Person deiner Organisation übernommen wird, entscheidet deine Organisation; dasselbe gilt für Nachrichten, die du in gemeinsame Chat-Kanäle geschrieben hast, denn sie gehören zu den Unterhaltungen der anderen Teilnehmenden. Einträge im Protokoll administrativer Aktionen bleiben erhalten, deine personenbezogenen Angaben darin werden geschwärzt. Bis die Sicherungen der Installation überschrieben sind, können gelöschte Daten dort noch enthalten sein; die Installation hält höchstens drei Sicherungsstände vor. Problem- und Absturzberichte werden 60 Tage nach dem Eingang automatisch gelöscht, auf Wunsch früher.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Widerruf einer Einwilligung. Für die Daten in der Installation wende dich an deine Organisation; einen Export deiner Daten kannst du in der Web-Oberfläche anfordern. Für alles andere schreib an datenschutz@x-ion.de. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, für die x-ion GmbH ist das die Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Änderungen

Ändern sich die Apps oder die Rechtslage, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.

The Android apps xCloud Mail, xCloud Chat, xCloud Meet and xCloud Files give access to an xCloud Mail installation operated for your organization, such as your employer or your association. They cannot be used without access granted by your organization.

Provider and controller

The apps are provided by x-ion GmbH, Überseeallee 10, 20457 Hamburg, Germany, phone +49 40 609 451 090, info@x-ion.de. Data protection officer: datenschutz@x-ion.de. Your organization is the controller for the data in its installation (your account, mail, calendar, contacts, tasks, files, chats and meetings); x-ion GmbH operates the installations, the wake-up service and the central platform on behalf of the company you act for. Please contact your organization's administrators first about that data.

What the apps process

• Sign-in: your email address, password and second factor go only to your organization's installation. To find it, the app asks platform.mail.xcloud.eu once, sending only the domain part of your address, not the address itself; this lookup is skipped when your organization configures the app through device management. QR codes are read by the Google Play services code scanner on your device.
• Content: mail with attachments, calendar entries, contacts, tasks, files, chat and voice messages, and meeting audio and video are exchanged only with your organization's installation over encrypted connections (TLS). Content leaves it when you send it to someone outside your organization or when your organization has explicitly enabled collaboration with a partner organization.
• Dictation and voice messages: when you dictate a mail or a problem report, the app records your voice only until you stop. The recording goes through your organization's installation to the platform's transcription service, is used exclusively to turn it into text and is deleted immediately afterwards; neither the recording nor the recognized text is stored. Only when and for how many seconds you dictated is kept, so your organization can see the extent. Your organization decides whether dictation is available. A voice message you send in xCloud Chat is turned into text by the same service in the same way, so its recipients can also read it; the service stores nothing here either. The voice message and its text are stored like other chat messages at your organization's installation. The platform receives only monthly totals from each installation, such as how many minutes were transcribed, without people and without content.
• Notifications: the app registers a randomly generated installation identifier with the wake-up service xCloud CM (cm.xcloud.eu), operated by x-ion GmbH, and keeps a connection to it open, which exposes your device's IP address to that service. Wake-ups carry no content. Firebase Cloud Messaging is not used.
• On your device: credentials and the local cache are encrypted with Android Keystore keys. An app lock and screenshot protection are available. Removing an account or uninstalling the app deletes its local data. xCloud Files keeps files you open, send or upload in the app's storage for a while: opened files for at most a week, files to upload until the upload ends. Through Android's file picker other apps reach only the files you pick or save there, and only while xCloud Files is unlocked.
• Permissions: contacts and calendar only when you turn on device sync (Mail); microphone for voice messages and meetings (Chat, Meet) and for dictating mail and problem reports (all apps); camera for meetings (Meet); notifications, a foreground service and the battery-optimization exemption to keep the wake-up connection; Files does not use the wake-up service and shows only the progress of long uploads with a notification and a foreground service. No location, SMS, call logs or advertising ID.
• Problem and crash reports: sent only when you submit them or agree at the next start after a crash. They contain your description, technical details, a diagnostic log, an optional screenshot you review first, and mail data only if you explicitly include it. They go to your organization's installation and, if your organization allows it, to x-ion GmbH support; every support access is logged. Reports are deleted after 60 days.
• Technical logs: x-ion services process IP address and time for secure operation only.

No ads, no tracking

The apps contain no advertising and no analytics or tracking services. Data is not sold.

Recipients

x-ion GmbH as operator; Google for distribution through Google Play and for the on-device code scanner of Google Play services, which may collect usage and diagnostic data under Google's own terms; partner organizations only as enabled by your organization.

Legal bases and retention

Processing in the installation follows your relationship with your organization (usually Art. 6(1)(b) GDPR or employment law). The installation lookup, the wake-up service and technical logs rely on legitimate interest in a secure, working service (Art. 6(1)(f) GDPR). Reports and device sync rely on your choice (Art. 6(1)(a) GDPR), which you can withdraw at any time. Device data is kept until you remove the account or the app; installation data according to your organization's rules; reports for 60 days; the wake-up registration while the app is registered for notifications.

Deleting your data

1. On the device: sign the account out in the app ("Abmelden" in xCloud Mail, "Dieses Konto abmelden" in xCloud Chat, xCloud Meet and xCloud Files) or uninstall the app. This deletes the app's data on the device; signing out also removes the device from the wake-up service. Your data in your organization's installation stays.
2. In your organization's installation: only your organization deletes this data. Ask its administrators; when you leave, the installation deletes your data after the retention period your organization sets.
3. Through x-ion GmbH: write to datenschutz@x-ion.de and give your account's email address. We pass the request to your organization, which decides as the controller, and carry out the deletion on behalf of the company you act for.

When your organization deletes your account, your account, calendar entries, contacts, tasks, files, profile picture and your own meeting backgrounds are deleted. Whether your mailbox is deleted or taken over by a responsible person in your organization is your organization's decision; the same applies to messages you wrote in shared chat channels, as they are part of other participants' conversations. Entries in the log of administrative actions are kept with your personal details redacted. Deleted data may remain in the installation's backups until they are overwritten; the installation keeps at most three backup generations. Problem and crash reports are deleted automatically 60 days after they arrive, earlier on request.

Your rights

You have the rights of access, rectification, erasure, restriction, data portability and objection, and you can withdraw consent. For data in the installation, contact your organization; you can request an export in the web interface. For anything else, write to datenschutz@x-ion.de. You may also lodge a complaint with a supervisory authority; for x-ion GmbH this is the Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.